Privatlivspolitik

Privatlivspolitik til opfyldelse af oplysningspligten for Børnenes Gokart Klub (BGK) - 25. maj 2018

Børnenes Gokart Klubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Ansvarlig for håndtering af disse data er den til hver tid siddende formand for Børnenes Gokart klub (BGK).

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Børnenes Gokart Klub (BGK) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson hos BGK: Benjamin Faltz, Formand
CVR-nr: 35335404
eMail: formand@bgkgokart.dk
Website: www.bgkgokart.dk

DASU’s kontaktperson for området:
Kontaktperson: Jens Færgemann
Adresse: Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby
CVR: 21 33 71 10
Telefonnr.: 43 26 28 80
Mail: dasu@dasu.dk
Website: www.dasu.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

Indmeldelses- og kontaktoplysninger; fulde navn, alder/fødselsdag, adresse, email-adresse, telefon nr., licensoplysninger og evt. forældre kontaktinformation, hvis det er oplyst.

Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail-adresse.
Andre oplysninger om tillidsposter i klubben, andre hverv i relation til klubben. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer og Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest og strafattest.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
DASU (Dansk Automobil Sports Union), f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Klubbens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en aftale/kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i klubbens sportsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os.
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i klubben
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser, kørsel og lignende
- Administration af din relation til os.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af hold, interne resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
- Brug af situationsbilleder taget i klubben og i forskellige sportsaktiviteter, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben eller løbene.
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DASU (Dansk Automobil Sports Union) og DIF (Danmarks Idrætsforbund), i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med sportsaktivitet.
- Da klubben er medlem af DASU og dermed DIF, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til DASU, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra DASU
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode på 1 år efter din udmeldelse af klubben.
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder - Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med sportsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som klubben er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af klubben, som ulønnet leder eller ulønnet træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i et år efter kalenderåret for din udmeldelse af klubben.

Ulønnede ledere og ulønnede trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter dit virke er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Du har følgende ret til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300, København K, Telefonnummer: 3319 3200, E-mail adresse: dt@datatilsynet.dk, Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Børnenes Gokart Klub (BGK)
Bestyrelsen